Aan de slag met circulair aankopen

Wat zijn de circulaire doelstellingen van je organisatie, en welke strategieën kan je als aankoper gebruiken om die te behalen? De ambitiekaart is een handig vertrekpunt met een overzicht van circulaire doelstellingen en aankoopstrategieën. 

In een notendop: je gaat in gesprek met je interne betrokkenen om keuzes te maken. Zo creëer je een ruimer draagvlak en vergroot je de kans op succes. 

Er zijn vijf circulaire doelstellingen, te herkennen aan de letters A tot en met E. A en B hebben betrekking op input, C op gebruik, D en E op mogelijke output van het product. Voor de vijf doelstellingen zijn strategieën bepaald, weergegeven met nummers.

Zo ga je te werk 

• Kies een productcategorie en product voor je circulaire aankoopproject. 

• Bepaal je doelstellingen (letters). Zie het gerust klein en begin met een of twee.  

• Bepaal tijdens de marktdialoog samen met de aanbieders welke strategieën (nummers) de beste oplossing bieden voor de vraag. Dat mogen er meerdere zijn om de impact te vergroten. Tip: sommige strategieën ondersteunen verschillende doelstellingen. 

• Bepaal per doelstelling een meetbare indicator. Door die op drie momenten te meten, kun je de evolutie in kaart brengen: 

  • Nulmeting: voor de aanvang van het project 

  • Contract: welke waarden staan er in het contract? 

  • Einde contract: welke waarden zijn er gerealiseerd? 

De ambitiekaart is ook beschikbaar in het Engels, Frans, Zweeds en Duits (voor aankopers en leveranciers).

Gebruik tools met uitgeschreven voorbeeldcriteria vooral als inspiratie. Ga na welke onderdelen nuttig en relevant zijn voor jouw context en productgroep.  

Ook belangrijk: een dialoog met de markt. Aanbieders zijn vaak het best op de hoogte van nieuwigheden binnen hun productgroep.  

De meeste criteriatools zijn ontwikkeld voor duurzaam aankopen, maar ze nemen alsmaar vaker circulariteit op. Verken alvast deze tools:  

• MVOO-criteriatool: hiermee kies je criteria voor selectie en uitsluiting, technische specificaties, gunning en uitvoeringsvoorwaarden. 

• Gids voor Duurzame aankopen van FIDO: een praktische hulp bij milieuvriendelijke aankopen onder sociaal verantwoorde condities. 

• Green Public Procurement Criteria van de Europese Commissie: uitgebreide criteria voor verschillende productgroepen. 

• MVI-criteriatool van Rijkswaterstaat (Nederland): hulpmiddel voor overheden die maatschappelijk verantwoord willen inkopen.  

De Europese wetgeving op overheidsopdrachten maakt het mogelijk om Life Cycle Cost (LCC) te gebruiken om de economisch meest voordelige inschrijving (MEAT) te bepalen. Die LCC kan bestaan ​​uit de Total Cost of Ownership (TCO), kosten voor externaliteiten (sociale kosten) of een combinatie van beide. 

Vermeld in je offerte welke gegevens de bieders moeten aanleveren. Die moeten met redelijke inspanning kunnen worden geleverd. Er moet ook aangegeven worden met welke methode de LCC op basis van die gegevens wordt berekend. Die berekening moet gebaseerd zijn op criteria die onafhankelijk getoetst kunnen worden én niet discriminerend zijn. Het kostenmodel moet gratis zijn voor de bieder. 

• TCO-analyse: geeft vaak een ander beeld dan een vergelijking op alleen investeringskosten. TCO brengt immers alle kosten tijdens de gebruiksduur in kaart. Van aanschaf,  energieverbruik en onderhoud en reparatie, tot belastingen en kosten of inkomsten bij het einde van het gebruik. 

• Levenscycluskosten (LCC): kan milieu- en sociale kosten (externaliteiten) omvatten die betrekking hebben op product, dienst of werk tijdens de levenscyclus. Bijvoorbeeld de kosten die gepaard gaan met de uitstoot van broeikasgassen en giftige stoffen. De Europese Commissie heeft voor vijf producten een LCC-tool ontwikkeld. 

• Levenscyclusanalyse (LCA): bepaalt de totale milieubelasting van een product tijdens de levenscyclus. Met de Environmental Footprint Methods recommentation brengt de Europese Commissie meer eenduidigheid in de bepaling van LCA’s. 

De indicatorenkaart sluit aan bij de circulaire ambitiekaart. Door passende indicatoren te kiezen en op te volgen, kun je de impact van je circulaire aankoop in kaart brengen. Je komt te weten of je ambities haalbaar zijn en of er eventueel aanpassingen nodig zijn in een volgend bestek. 

Je meet het best op deze momenten: 

• Klassieke, lineaire aankoop als beginwaarde (waar mogelijk) 

• Circulaire ambities zoals vastgelegd in je organisatie en/of opgenomen in je bestek 

• Waarden in de gekozen circulaire offerte of het contract 

• Gerealiseerde waarden bij uitvoering 

Heb je voor deze indicatoren gegevens nodig van je leverancier? Neem het zeker op in je bestek. 

Een standaard of norm omvat erkende afspraken, specificaties of criteria voor producten, diensten of werkwijzen. Zulke standaarden kunnen worden vastgelegd binnen een bedrijf of consortium. Of door een erkende standaardisatieorganisatie.  

Het spreekt voor zich dat een standaard van een onafhankelijke partij meer waarde heeft dan een interne standaard. Gekende voorbeelden zijn ISO (internationale normen die de kwaliteit en veiligheid van goederen en diensten helpen verbeteren) en NBN (Belgische overheidsinstantie die verantwoordelijk is voor het opstellen van normen, en bevorderen van normalisatie). 

Voldoet een bedrijf of organisatie aan een bepaalde standaard? Dan kan een derde (onafhankelijke) partij een certificaat toekennen: een bevestiging dat een product, dienst of onderneming voldoet aan bepaalde normen, standaarden of labels. 

Let wel: een onafhankelijk label of certificaat krijgen is vaak duur. Als je het als eis opneemt in je bestek, sluit je misschien start-ups en kmo’s uit die hiervoor niet de middelen hebben. Terwijl ze vaak voorlopers zijn in de innovatie van circulaire producten en diensten. Laat eventueel toe dat het label pas wordt voorgelegd nadat de opdracht is gegund, of vermeld dat kmo’s en start-ups niet verplicht zijn om zo’n label voor te leggen.