7 stappen van een circulair aankoopproject
Een circulair aankoopproces is vergelijkbaar met een klassiek aankoopproces, alleen ligt de nadruk meer op de voorbereiding en de follow-up na de gunning. We loodsen je door de 7 stappen zodat je weet hoe je het aanpakt.
Wil je circulair aankopen? Werp dan eerst een kritische blik op de aankoopbehoefte.
Is een aankoop echt nodig?
Maak een grondige inventaris van wat je al hebt. Misschien kun je inzetten op hoogwaardig hergebruik en delen, desnoods over afdelingen, locaties of bedrijven heen. Platforms zoals ProReMat, Werflink en Peerby kunnen dit mogelijk maken. Ook als je gaat refurbishen of upgraden is een nauwkeurige inventaris een must in je bestek.
Wat is de werkelijke behoefte?
Onderzoek wat je (interne) klant écht nodig heeft, niet alleen wat er wordt gevraagd. Scheid de eisen, wensen en noden van elkaar. Een circulaire aankoper gaat hierover in gesprek met de interne klant om de behoefte scherp te krijgen en heeft hiervoor de juiste volmacht. Voorbeeld: je klant vraagt om een specifieke bureaustoel, terwijl die behoefte heeft aan zitcomfort.
De circulaire ambitiekaart helpt je bepalen welke doelen je organisatie nastreeft en welke impact je kunt bereiken met je aankoopproject. De kaart brengt alle circulaire doelstellingen in kaart, met bijhorende aankoopstrategieën. Zet in op meerdere doelstellingen en strategieën voor een grotere slaagkans. En gebruik de kaart om in je organisatie het gesprek op gang te brengen:
Waarom willen we circulair aankopen?
Hoe sluit dit aan bij onze andere duurzaamheidsambities?
Wat betekent dit voor onze organisatie?
Wat is ons ambitieniveau?
Welke doelen zijn haalbaar op korte en lange termijn?
Welke strategieën gaan we inzetten?
Wie moeten we betrekken?
Bij circulaire aankoopprojecten spelen diverse afdelingen een rol: management, interne klant, aankoopteam, CSR-manager, financiële experts, juridische dienst, logistiek en communicatie. Bepaal tijdig wie je het best betrekt bij jouw project.
Bij circulair aankopen verandert je relatie met leveranciers in een partnerschap. Samen zoek je naar circulaire oplossingen die aansluiten bij je functionele behoeften en circulaire ambities. Een open dialoog met de markt is essentieel.
Bij circulair aankopen draait het dus niet alleen om criteria, maar ook om je relatie met leveranciers. Deel je circulaire ambitieniveau en definities, en zoek partners die je doelstellingen ondersteunen. Breng ook de volledige toeleveringsketen in kaart: welke spelers kunnen de circulariteit beïnvloeden? Welke samenwerkingen zijn mogelijk?
Organiseer een pre-competitieve marktdialoog via:
Request for Information (RFI): een schriftelijke marktbevraging
Marktdialoog met meerdere leveranciers tegelijk (plenair)
Circulair aankopen vraagt hierdoor wat meer tijd, maar levert wel waardevolle inzichten op. Je ontdekt welke circulaire producten en businessmodellen al beschikbaar zijn. Bovendien kun je met leveranciers in cocreatie nieuwe oplossingen ontwikkelen en zo innovatie een boost geven.
Hoe vertaal je circulaire wensen in je bestek? Na een grondige marktdialoog bepaal je de omvang van je project:
Product of dienst?
Neem je Total Cost of Ownership mee, herstel en onderhoud mee op?
Hoe regel je de restwaarde bij einde gebruik?
Welke contracttermijn is optimaal?
Stem af op de functionele levensduur.
Vraag leveranciers naar realistische terugverdientijden.
Motiveer langere contracten met verbrekingsvoorwaarden of prestatie-bonussen, of kies voor kortere contracten met verlengopties.
Is innovatie of een ontwikkelingstraject nodig?
Stem de plaatsingsprocedure af op je circulaire doelen Denk aan onderhandelingsmogelijkheden of innovatietrajecten.
Selectiecriteria
Selectiecriteria toetsen de bekwaamheid van inschrijvers. Omdat circulaire aanbieders (vaak kmo’s en start-ups) zelden veel ervaring of referenties hebben, kun je alternatieve criteria gebruiken:
Beschrijving van technische uitrusting en kwaliteitsmaatregelen;
Onderzoeks- en innovatiecapaciteit
Systemen voor toeleveringsbeheer en traceerbaarheid;
Milieubeheersmaatregelen.
Technische specificaties
Omschrijf wat je wil kopen niet louter technisch, maar zo functioneel mogelijk. Dat geeft leveranciers ruimte voor innovatieve circulaire oplossingen. Maak een duidelijk onderscheid tussen eisen (waaraan moet worden voldaan) en wensen. Gebruik je eerder vastgestelde circulaire ambities als startpunt.
Gunningscriteria
Beoordeel niet alleen op prijs. De wetgeving staat toe om Life Cycle Cost mee te nemen onder kosten, wat een positieve invloed kan hebben op circulariteit. In gunningscriteria kun je ook een groeitraject opnemen voor toekomstige ontwikkelingen tijdens de looptijd.
Baseer je beoordeling op:
Kwantitatieve criteria: objectief meetbaar (bijvoorbeeld percentage gerecycleerde content)
Kwalitatieve criteria: onderbouwde beoordeling van voorstellen (bijvoorbeeld plan van aanpak)
Combinatie: meet wat eenduidig te meten is, beoordeel de rest kwalitatief
Geef genoeg factoren mee zodat je voorstellen goed kunt vergelijken. Zo kun je verschillende voorstellen beter vergelijken. De prijs-kwaliteitsverhouding bepaalt meteen ook die impact die je kunt maken.
Uitvoeringsvoorwaarden
Deze kun je eenzijdig opleggen. Denk aan terugname bij einde gebruik, bepalingen voor einde levensduur of verpakkingseisen. Vraag alleen haalbare zaken en overweeg ook hier een groeitraject. Inspiratie en voorbeelden vind je hier:
De recentste informatie haal je altijd uit je marktdialoog.
Vermeld je circulaire ambities expliciet in je bestek om duidelijk te maken waar je organisatie naartoe wil.
Juridisch kader
Het webinar (onderaan) over circulaire mogelijkheden binnen de nieuwe wet op overheidsopdrachten biedt duidelijkheid voor overheden en inspiratie voor private bedrijven en organisaties.
Overheden moeten hun bestekken altijd aan de wetgeving toetsen. Houd rekening met deze principes als je circulair aankoopt:
Plaatsingsprocedure: gebruik altijd de juiste plaatsingsprocedure.
Beperkingen: hou er rekening mee dat er beperkingen gelden, bijvoorbeeld op het vlak van looptijden en het verband met het voorwerp van de opdracht.
Transparantie: informeer alle bieders tegelijk en identiek; specificeer circulariteitseisen duidelijk.
Non-discriminatie: geef geen voordeel aan lokale of nationale leveranciers.
Relevantie: koppel alle vereisten aan het onderwerp (vraag bijvoorbeeld geen gerecycleerd kantoorpapier aan een autoleverancier).
Gelijkwaardigheid: aanvaard altijd producten die voldoen aan gelijkwaardige specificaties.
Bron: https://www.preston.gov.uk/makingspendmattertoolkit
Circulariteit zit hem in het gebruik. Een circulair gelabeld product dat vroegtijdig wordt afgedankt is niet echt circulair. Vandaar het onderscheid tussen gerealiseerde circulariteit (ontwerp en productie) en circulair potentieel (gebruik en hergebruik). Blijf de circulariteit ook nadat je het contract hebt getekend opvolgen.
Echte circulaire impact ontstaat door samenwerking tussen aankopers en contractmanagers. Volg afspraken over prestaties, herstel, onderhoud en levensduur actief op. Ook correct gebruik door medewerkers is cruciaal. Neem hiervoor gebruikerstrainingen op in het contract. Dit gezamenlijke leerproces vraagt openheid om te groeien – intern en met leveranciers.
Hoe garandeer je maximaal waardebehoud bij einde gebruik? De fase ‘einde gebruik’ is beslissend om circulair potentieel te realiseren. Idealiter legde je hierover al afspraken vast in het contract. Nu moet je ze actief opvolgen en de nodige faciliteiten voorzien – iets wat vaak ontbreekt in standaard aankoopprocessen.
Bekijk kritisch de gebruikstermijnen. Is het product echt niet meer bruikbaar of spelen afschrijftermijnen en gewoonten de hoofdrol? Wat bepaalt of de kwaliteit niet meer voldoet voor gebruik?
Denk eraan: einde gebruik is niet hetzelfde als einde levensduur. Onderzoek eerst de mogelijkheden voor het hele product: kunnen herstel, hergebruik of refurbishment de levensduur verlengen? Als dat niet lukt, behoud dan zoveel mogelijk waarde van onderdelen en materialen. Werk hiervoor samen met de leverancier of gespecialiseerde verwerkers. Om circulariteit te garanderen is transparantie nodig over de verdere keten.
Bij voldoende hoge restwaarde van producten of materialen is ook financiële valorisatie mogelijk, bijvoorbeeld via koop-terugkoop- of koop-verkoopmodellen. Neem dit op in je contract en verwerk het in je businesscase voor circulair aankopen.
Een circulair aankoopproces draait om voortdurend leren en verbeteren. Er zijn bovendien veel meer personen of instanties bij betrokken dan bij een klassiek aankoopproces. Evalueer samen met die betrokkenen het circulaire aankoopproject, en trek er lessen uit voor een volgend project. Zo geraakt circulariteit verankerd in de aankoopstrategie van je organisatie.