FAQ's gerichte calls

Ja.

Je hebt vanaf de kennisgeving 2 werkdagen de tijd om het dossier te vervolledigen. Bijkomende info stuur je naar opencall@vlaanderen-circulair.be met vermelding van het projectnummer. Enkel volledige dossiers komen hierna in aanmerking voor de inhoudelijke beoordeling op basis van de evaluatiecriteria en gaan dus verder naar de jury.

Ja, mits deze ligt tussen de datum van goedkeuring van het project (ministerieel besluit) en 31 december 2025.

Jurering en vervolledigen van de dossiers vindt plaats tijdens de maand na de indieningsdeadline, ministeriële beslissing (en dus finale goedkeuring) volgt op het einde van het jaar.

Gedurende de looptijd van het project moeten projectindieners bereid zijn om kennis te delen aan Vlaanderen Circulair/OVAM.

Resultaten en impact worden goed opgevolgd, evenals het bijhouden en documenteren van leerlessen, metingen, goede praktijken, barrières ...

Vlaanderen Circulair/OVAM wijst een projectopvolger toe, die steeds geïnformeerd en geüpdated wordt. Halverwege de looptijd van het project dient een inhoudelijk rapport gestuurd te worden (volgens het rapporteringssjabloon) naar opencall@vlaanderen-circulair.be en in kopie naar de projectopvolger.  Bij controle en goedkeuring ervan, kan een tweede schijf uitbetaald worden.

Ja, wijzigingen in de loop van het project die een inhoudelijke of financiële wijziging zijn aan het goedgekeurde projectvoorstel, moeten aangevraagd en gemotiveerd worden bij het Team Vlaanderen Circulair, via opencall@vlaanderen.circulair.be.

Neen, de uitbetaling gebeurt in 3 schijven, bij de aanvang van het project (40%), halverwege het project na tussentijdse inhoudelijke rapportering (40%) en het saldo (20%) na goedkeuring van de inhoudelijke en financiële eindrapportage van het project. Indien het project sneller dan de voorziene einddatum afloopt, mag de eindrapportage vervroegd worden zodat het saldo sneller uitbetaald kan worden.

Je maakt hiervoor gebruik van onze communicatiefiche-generator of de rapporteringsform van de call.

De communicatiefiche, inclusief eindrapportage en financieel dossier, moet ingediend zijn bij het Team Vlaanderen Circulair, ten laatste 2 maanden na afloop van het project (einddatum + 2 maanden).

Dezelfde documenten als voor de eindrapportage, moeten ingediend worden bij het Team Vlaanderen Circulair, per mail aan opencall@vlaanderen-circulair.be met vermelding van het projectnummer.

Je maakt hiervoor gebruik van de verplichte sjablonen en de communicatiefichegenerator. Deze vind je via de leidraad "help, ik ontvang subsidie, wat nu?"

De opzet van deze gerichte call is natuurlijk het delen van kennis. De indiener van het project bepaalt echter zelf wat publiek gemaakt mag worden. Het betreft dus geen bedrijfsgeheimen en de disseminatie zal geenszins het competitief voordeel van de indieners teniet doen. Indien Vlaanderen Circulair meer gedetailleerd of andere informatie wenst te communiceren over het project dan gebeurt dit in onderling overleg met de indieners.

Ja, als de impact/relevantie van het project maar op het Vlaams Gewest gericht is, dus de kern van de activiteiten en/of doelgroep ligt in Vlaanderen. Bij eventueel gebrek aan Vlaamse partners hier bijzondere aandacht aan besteden in projectvoorstel.

Basispartners die finaal gefinancierd worden, moet je kennen bij aanvang. Een eventuele klant, ketenpartner of onderaannemer die later ingeschakeld gaat worden, hoeft op voorhand nog niet bekend te zijn.  Maar dit dient wel gemeld te worden als wijziging van het initiële projectvoorstel.

Iedereen mag meedoen aan de call als partner of initiatiefnemer, maar om via de call ook middelen te ontvangen moet de entiteit een statuut, zoals een EVA, hebben dat toelaat subsidies te ontvangen van andere Vlaamse overheidsentiteiten.

Om fiscale redenen raden we sterk af om als natuurlijk persoon een project in te dienen. Dien je project in als onderneming met rechtspersoonlijkheid (vzw, cv, bv, nv, vof, cvba, bvba, …).

Ja. Eens de oprichting rond is, breng je ons op de hoogte via opencall@vlaanderen-circulair.be met vermelding van het projectnummer. Het subsidiedossier wordt dan aangepast.

Ja. Er is een wezenlijk verschil tussen enerzijds een projectpartner die mee het engagement voor het project heeft aangegaan en dus ook een deel eigen inbreng doet in het project. En anderzijds een onderaannemer, waar een projectpartner beroep op doet om producten/diensten te laten leveren. Deze onderaannemer heeft geen engagement ten opzichte van het ingediende projectvoorstel en rekent dus gewoon zijn prestaties aan.

Een nieuwe projectpartner toevoegen is niet zo eenvoudig, de projectaanvraag moet officieel herzien worden met een nieuwe verdeling van de taken, engagementen, subsidiebedragen.

Het betrekken van nieuwe partners bij het project kan wel via onderaanneming. Voor de keuze van de onderaannemer geldt dat onderaanneming volgens het billijkheidsprincipe gegund moet worden.

Wijzigingen in de loop van het project die een inhoudelijke of financiële wijziging zijn aan het projectvoorstel moeten aangevraagd en gemotiveerd worden bij het Team Vlaanderen Circulair, via opencall@vlaanderen-circulair.be met vermelding van het projectnummer.

Niet vooropgesteld, maar wel dat het partnerschap een relevante samenstelling is om de uitdaging aan te gaan en een succesgarantie heeft om tot innovatieve oplossingen te komen. We adviseren om te innoveren voorbij de bedrijfspoort en de eigen comfortzone, met minstens enkele partijen uit de waardeketen.

Het is zeker een meerwaarde indien je in kaart brengt in je indienformulier wie zich - naast de ‘partners’ - nog mee wil engageren voor specifieke taken in je project.

We denken hierbij bvb aan het uittesten van een tool, deelname aan een workshop, het mee verspreiden van leerlessen. Vraag deze betrokkenen om hun engagementen op papier te zetten in het kader van je experiment (ook indien onbezoldigd) en voeg dit toe aan het indieningsformulier. Dit geeft de jury een meer volwaardig beeld van het draagvlak en het waardennetwerk dat betrokken is bij de projectuitvoering.

Op het platform "circleaid" vind je verschillende experten in de circulaire economie.

Ook kan je terecht bij Team Bedrijfstrajecten van VLAIO.

Het is aanbevolen om de engagementen van en afspraken met de verschillende partners op papier te zetten. Zo wordt discussie vermeden en zijn de verwachtingen voor alle partijen duidelijk.  Bij het document "ondertekening van de projectaanvraag" geeft de ondertekenaar aan dat hij zich "engageert tot de prestaties, de lasten en de financiële afspraken, zoals opgenomen in het onderdeel over de kosten en financiering, opgegeven in het indieningsdocument".

Ja, dat mag voor zover de deminimis regel niet overschreden wordt en de medewerker(s) van deze organisatie op de verschillende projecten effectief het vooropgestelde aantal mandagen kunnen presteren.

Ja, dat kan voor zover de deminimis regel niet overschreden wordt en de medewerker(s) van deze organisatie op de verschillende projecten effectief het vooropgestelde aantal mandagen kunnen presteren.

Hiervoor verwijzen we naar de website van VLAIO: 

Veelgestelde vragen de-minimis

Neen, we financieren enkel uitgaven vanaf de datum van officiële start van het project.

Ja, het project moet wel starten in het jaar van indiening, facturen mogen ingediend worden voor zover ze gedateerd zijn binnen de looptijd van het project.

Ja. Alle projectpartners moeten elk hun kostenverantwoording opmaken. Er wordt hiervoor een sjabloon ter beschikking gesteld. Er wordt 1 integraal dossier aan ons overgemaakt. Elke projectpartner krijgt 80% van zijn kosten gesubsidieerd. Wij betalen wel het volledige subsidiebedrag aan de (hoofd)projectindiener uit. Om deze over te maken aan de verschillende projectpartners kunnen zij een factuur opmaken voor het overeenkomstige subsidiebedrag. Hierop mogen zij geen BTW aanrekenen omdat het niet gaat om geleverde diensten.

Voor alle medewerkers van alle partnerorganisaties moet een tijdsregistratie gebeuren van het aantal gewerkte mens-dagen per werkpakket, zoals vermeld in het plan van aanpak van de projectaanvraag. Deze dient om een kostenverantwoording volgens de richtlijnen op te maken.

Ja. De indirecte werkingskosten (overheadkosten zoals verwarming, verlichting, ...) worden wel beperkt en dit tot 20% van de ingebrachte personeelskosten.

Ja. In principe zijn subsidies niet vrijgesteld van belastingen. Een onderneming betaalt belastingen in functie van haar resultaat, niet op de onderliggende elementen afzonderlijk. Meer info vind je hier.

Ja. Indien je nog gebruik maakt van andere subsidiekanalen, zoals bijvoorbeeld de KMO-portefeuille, om je call project te financieren, mag deze andere subsidie dienen om het stuk 'eigen inbreng' te financieren. De subsidies samen mogen echter het totaal van 200.000 euro niet overschrijden in de afgelopen 3 jaar (zie de-minimis regeling).

Er mag geenzins een dubbele subsidie zijn voor eenzelfde project.

Ja. Investeringen mogen ingebracht worden als projectkosten, in zoverre ze direct relevant zijn voor dit project en geen deel uitmaken van de normale investeringen die de initiatiefnemer moet doen in zijn normale bedrijfsvoering. De uitsluitende relevantie voor dit project dient te worden aangetoond. Enkel de afschrijvingskosten gedurende de gebruiksduur van het project worden ingebracht. Voor BTW-plichtige deelnemers aanvaarden we de kosten exclusief BTW.

Indien de projectpartner BTW-plichtig is, is de BTW geen kost en wordt deze ook niet gesubsidieerd in het kader van het call project. Enkel niet BTW-plichtigen kunnen de BTW als kost inbrengen.

Nee, de BTW wordt niet beschouwd als eigen inbreng aangezien deze geen kost is voor de BTW-plichtige.

Neen. Aangezien de subsidie de opstart van circulaire business wil stimuleren, worden deze inkomsten NIET als opbrengsten voor het project afgetrokken van de gemaakte projectkosten. De subsidie zal dus nog steeds 80% van de ingebrachte en verantwoorde kosten bedragen. De opbrengsten uit de nieuwe business staan hier los van.

Er kan gewerkt worden met een standaard (of gemiddelde) loonkost.

De (marktconforme) uurtarieven die gehanteerd worden per partner kunnen verschillen in functie van de aangeboden expertise en specifieke competenties die worden ingebracht in het project. Hou er wel rekening mee dat 1 van de criteria bij de jurering van het project de verhouding prijs/kwaliteit betreft.

Hierbij willen we wel opmerken dat loonstaten ter verantwoording beschikbaar gehouden moeten worden voor mocht er bijkomende controle of een audit komen achteraf. Er moet dan bewezen kunnen worden dat deze standaard loonkost realistisch is voor de personen die op het project gewerkt hebben.

Onder jaarlijks loonkost wordt verstaan (I) het loon zoals vermeld onder vak 9 van de fiscale fiche 281.20 en (II) de sociale lasten. Voordelen m.b.t. groepsverzekering/aanvullend pensioen, huisvestingskosten, auto,...worden niet aanvaard als personeelskost vermits deze aftrekbaar zijn in de vennootschapsbelasting. Enkel en alleen als deze voordelen belast worden als voordeel alle aard (en aldus vermeld op fiche 281.20) zijn deze aanvaardbaar als personeelskost.

Ja, wijzigingen in de loop van het project die een inhoudelijke of financiële wijziging zijn aan het projectvoorstel, moeten aangevraagd en gemotiveerd worden bij het Team Vlaanderen Circulair, via opencall@ovam.be.

Loonfiches worden door de projectpartners ter inzage gehouden. Voor de directe werkingskosten en investeringskosten dienen de facturen en verantwoordingsstukken bij het financieel dossier gevoegd te worden.

Er is een verplicht sjabloon voor de financiële rapportage ter beschikking op onze website (zie leidraad op de call pagina).

Het financieel dossier moet, samen met de eindrapportage en communicatiefiche, ingediend zijn bij het Team Vlaanderen Circulair, ten laatste 2 maanden na afloop van het project (einddatum + 2 maanden), per mail aan opencall@vlaanderen-circulair.be.

Er is geen officiële termijn bepaald. Team Vlaanderen Circulair engageert zich om de eindrapportage (indien volledig) binnen de maand na indiening goed te keuren. Uitbetaling door het MINA-fonds gebeurt in principe binnen 1 week na vraag tot uitbetaling door team Vlaanderen Circulair.

De inbreng van personeelskosten voor de inzet van vrijwilligers is beperkt tot de werkelijk betaalde vrijwilligersvergoeding.

Neen, de looptijd van je project mag korter zijn. Je mag het project dus vroeger afronden.

Ja. Ingeval je oorspronkelijke projectduur korter dan 24 maanden duurt, kan je nog wel je projectduur verlengen. Je stuurt een gemotiveerde aanvraag tot verlenging naar opencall@vlaanderen-circulair.be met vermelding van het projectnummer. Voor de duur van de verlenging wordt nagegaan wanneer uitbetaling van het saldo oorspronkelijk voorzien was. We proberen zo veel mogelijk binnen hetzelfde jaar als voorzien uit te betalen. D.w.z. rekening houden met 3 maanden na einddatum van het project (2 maanden tijd voor de projectindiener om te rapporteren, 1 maand voor team VC om goed te keuren en uitbetaling aan te vragen).

Ingeval je oorspronkelijke projectduur reeds 24 maanden bedraagt, zal enkel uitzonderlijk nog een verlenging worden toegestaan (omwille van overmacht).

Neen. Deze subsidies hebben geen betrekking op de financiering van zuivere productinnovaties. Hiervoor verwijzen we graag door naar het innovatie-instrumentarium van VLAIO (Vlaams Agentschap voor Innovatie en Ondernemerschap). In de projecten van deze call kijken we vooral naar de toepassing in de praktijk: experimenteren, demonstreren en dissemineren.

Voor dergelijke vragen kan je onder andere terecht bij de bedrijfsadviseurs van VLAIO. Zij kunnen je helpen je business case uit te werken en je waar nodig ook verbinden met de juiste kennis- en expertise-partners.

Je komt met hen in contact via Team Bedrijfstrajecten.

Ja, dit past binnen de scope.

Ja, dit valt binnen de scope voor zover dit niet gaat over verpakkingen. Ook herbruikbare bekers en potjes worden als verpakking beschouwd voor deze call.